Description du poste

Nous recherchons pour notre Direction du patrimoine immobilier et des achats, basée au siège à Issy-les-Moulineaux (92) un(e) :
Assistant(e) de la Direction du Patrimoine Immobilier et des achats h/f
(CDD de 6 mois)

Rattaché(e) à la Directrice du patrimoine immobilier et des achats, vous gérez l’assistanat de la direction et veillez au bon fonctionnement administratif de la direction. Vous assurez l’interface entre les collaborateurs de la direction et les différents interlocuteurs.

Vos activités sont les suivantes :
* Assistanat de la direction : réceptionner les appels téléphoniques, accueillir les visiteurs, gérer la réception et l’envoi du courrier, rédiger des courriers, gérer les commandes de fournitures de bureau, veiller à la bonne circulation de l’information, organiser les RDV extérieurs et les déplacements en province, gérer le traitement des notes de frais, organiser les réunions, effectuer le classement. Assurer la gestion des documents dans les répertoires partagés et la GED. Gérer les réservations des véhicules pour les collaborateurs de la direction.
* Technique : demander les devis, saisir les commandes, relancer les fournisseurs et traiter les factures en lien avec les travaux gérés par les membres de l’équipe.
* Achats : assister le pôle achats dans l’élaboration des dossiers d’appels d’offres, dans la préparation des documents pour le comité des appels d’offres, dans l’élaboration et la signature des dossiers marchés. Rédiger les courriers pour le pôle achats lors des contentieux avec les fournisseurs. Réaliser des mailings auprès des fournisseurs (attestations, …). Traiter les factures concernant les contrats.
* Gestion des astreintes : centraliser les codes d’accès aux établissements et les transmettre à la plateforme de téléassistance. Gérer le planning d’astreinte des cadres techniques.

L’association à but non lucratif ARPAVIE, acteur majeur du secteur médico-social, est spécialisée dans l’hébergement et l’accompagnement des personnes âgées autonomes et en perte d’autonomie. Constituée de 125 établissements sur le territoire national (EHPAD, résidences autonomie, résidences services et SSIAD), elle héberge 9.000 résidents et emploie 3.000 collaborateurs.

De formation Bac+2 (type BTS assistanat), vous bénéficiez d’une expérience significative en assistanat dans un environnement nécessitant de la polyvalence, idéalement au sein d’une équipe technique. Vous êtes reconnu(e) pour vos qualités relationnelles, votre capacité à rédiger, votre rigueur et votre organisation ainsi que votre esprit d’équipe. Vous maîtrisez parfaitement le pack office.

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